Adjoint(e) aux offres de service

Optimisez notre efficacité : Jouez un rôle clé dans le développement des affaires.

Passionné(e) par l’organisation et la gestion administrative ? Rejoignez notre équipe en tant qu’Adjoint(e) aux Offres de Service. Gérez la réception des appels d’offres, soutenez la préparation des propositions, et contribuez à notre croissance en assurant la précision et l’efficacité de nos processus.

Objectif du poste

La mission de l’adjoint(e) aux offres de service est de supporter l’équipe du développement des affaires dans ses activités administratives pour l’obtention des contrats et assurer le succès financier de l’entreprise ainsi que sa croissance.

L’adjoint(e) aux offres de service est le premier contact avec les clients donc celui-ci/celle-ci se doit d’agir de façon professionnelle, aimable et organisée. Le ou la titulaire du poste est un(e) joueur(euse) clé dans l’équipe du DDA. 

L’adjoint(e) assiste les gestionnaires d’offre de services dans l’amélioration des processus opérationnels en effectuant les tâches administratives et ainsi permet de maximiser l’efficacité du département. Pour ce faire, il/elle doit avoir la facilité d’interagir avec une équipe multidisciplinaire interne et externe. Il/elle doit disposer d’une excellente capacité à gérer les priorités, être orienté(e) vers l’atteinte de résultats et le tout dans un délai souvent serré.

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Description des responsabilités et des principales tâches qui y sont associées.

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  • Recevoir les appels d’offre :
    • Gérer la réception des appels d’offres sur invitation par courriel et les rentrer dans le système;
    • Suivre quotidiennement les opportunités d’affaires sur les portails public (Veille sur Merx, SEAO, etc.) en fonction de l’offre de service de l’entreprise;
    • Tenir à jour le profil de l’entreprise sur les différents portails des clients;
  • Supports administratifs à la préparation des offres :
    • Transférer aux clients les clarifications aux devis et aux clauses commerciales préparées par les gestionnaires d’offres de services;
    • Transmettre des demandes d’appel de services à nos sous-traitants et fournisseurs via emails ou SharePoint;
    • Organiser et assembler la documentation requise pour les appels d’offres (résumé d’expérience, croquis de concepts, questionnaire technique, caution, cashflow, échéancier de paiement, assurance, etc.);
    • Mise à jour et optimisation des outils d’estimation en partenariat avec les membres de l’équipe;
    • Réviser et corriger la documentation des offres techniques en collaboration avec les gestionnaires d’offres de façon à répondre au format demandé dans l’appel d’offres;
    • Soumettre les offres sur les différentes plateformes des clients.
  • Autres tâches connexes reliées aux fonctions de l’adjoint(e) aux offres de service.
 

Exigences particulières

(compétences et qualifications)

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  • Bilinguisme (Français-Anglais), parlé et écrit;

  • Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste administratif;

  • Expérience dans le domaine de la vente (atout);

  • Connaissances des systèmes d’appels d’offres public et privé (atout);

  • Compétences avec la suite office, l’environnement 365 et l’utilisation d’un ERP;

  • DEC ou AEC en bureautique, en administration ou toute autre combinaison d’études et d’expérience pertinente;

  • Personnalité dynamique qui adore le travail d’équipe et qui a à cœur l’expérience client;

  • Aptitudes de rédactions très développées & rigueur;

  • Sens des responsabilités et de l’organisation;

  • Facilité à travailler avec une équipe multidisciplinaire.

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